LỄ KHÁNH THÀNH HOÀN HẢO – LƯU Ý NHỎ CHO SỰ KIỆN LỚN

Lễ khánh thành là sự kiện quan trọng đối với các nhà đầu tư, kinh doanh. Lễ khánh thành dành cho những sự kiện liên quan đến bất động sản, địa ốc, nhà xưởng vì vậy đây là sự kiện vừa mang ý nghĩa may mắn đối với nhà đầu tư, mà còn là cơ hội để gặp gỡ và thể hiện năng lực của công ty. Vì vậy, đòi hỏi lễ khai trương phải được chăm chút kỹ, lưu ý từng chi tiết nhỏ nhất để buổi lễ được diễn ra suôn sẻ.

Dưới đây là một vài lưu ý tuy nhỏ nhưng nếu bỏ qua có thể ảnh hưởng đến sự thành công của buổi lễ khánh thành.

Bãi đỗ xe

Trong nhiều sự kiện, yếu tố bãi đậu xe thường bị xem nhẹ. Bởi các nhà đầu tư thường có sãn bãi đậu xe của công ty và nghĩ rằng có thể đáp ứng cho lượng khách mời. Tuy nhiên, trên thực tế những bãi đậu xe sẵn có không thể đáp ứng đầy đủ lượng xe của khách mời đến tham dự lễ khánh thành và nhanh chóng trở thành một cơn ác mộng. Sự cố này không chỉ dẫn đến sự không chuyên nghiệp hay hành vi vi phạm đậu xe của người tham dự, mà còn ảnh hưởng đến những khách mời quan trọng không thể tham gia và gây ảnh hưởng đến khu vực xung quanh.

Có hai biện pháp để khắc phục tình trạng đậu xe tại sự kiện lễ khánh thành:

Một, đảm bảo bổ sung thêm chỗ để xe cho khách mời. Dù nơi để xe trên đường, hoặc địa điểm bên cạnh, phải đảm bảo rằng bạn đã có sự cho phép đỗ xe tại địa điểm từ phía địa phương và chủ sở hữu vị trí.

Hai, bạn phải chắc chắn rằng đề nghị và những điều khoản thuê bãi đỗ xe rõ ràng, thẳng thắng. Chuẩn bị biển báo, biển chỉ hướng giúp cho việc di chuyển của khách mời đến bãi xe thuận lợi hơn. Bao gồm vị trí đậu xe trong phần thư mời tham gia cũng là một cách giúp tránh vấn đề đậu xe trở nên phức tạp.

Tuy là một yếu tố nhỏ, thường bị bỏ qua nhưng bãi đậu xe tiềm ẩn nguy cơ lớn ảnh hưởng đến nhận xét của khách mời về đơn vị tổ chức. Vì vậy, hãy đừng để khách mời của bạn khó xử khi phải cố gắng tìm nơi đỗ xe khi tham gia lễ khánh thành!

Nhiếp ảnh

Tư liệu ghi nhận sự kiện lễ khánh thành rất quan trọng, vì vậy trong lễ khánh thành nên có dành phần cho yếu tố chụp ảnh. Bạn có thể thuê chuyên viên chụp ảnh chuyên nghiệp hoặc dùng nhân viên công ty có kinh nghiệm chụp ảnh. Những hình ảnh này sẽ được dùng cho việc truyền thông hình ảnh của công ty, truyền thông mạng xã hội. Đây cũng là cơ hội để nhân viên có thể nhân viên nối liên lạc với đối tác tham gia sự kiện thông qua mạng xã hội. Vì vậy, việc ghi nhận hình ảnh chất lượng tuy là yếu tố nhỏ nhưng lại có khả năng sử dụng lâu dài.

An ninh

Trong ngày diễn ra lễ khánh thành, yếu tố an ninh không chỉ cần thiết để bảo vệ tài sản, nhân viên mà còn bảo vệ khách mời. Trong những buổi lễ quan trong như lễ khánh thành nên tránh đồ uống chứa cồn, thường là nguyên nhân gây mất trật tự. Tuy nhiên, dù không có đồ uống chứa cồn vẫn còn nhiều tình huống cần đến nhân viên bảo vệ.

Dịch vụ bảo vệ theo thời gian là một giải pháp giúp buổi lễ khánh thành diễn ra suôn sẻ. Đối với những công ty với ngân sách tổ chức thấp có thể nhờ bộ phận an ninh khu vực hỗ trợ cho sự kiện.

Yếu tố an ninh tuy không đóng vai trò trực tiếp trong buổi lễ khánh thành, nhưng lại mang yếu tố then chốt giúp buổi lễ được diễn ra trong không khí an toàn nhất.

Những yêu cầu về hệ thống điện

Nhu cầu sử dụng điện của sự kiện cần được xác định trước. Việc bố trí, sắp xếp và tính toán xem cần sử dụng những thiết bị gì và ổ cắm ra sao cũng cần được quan tâm. Ở khu vực tổ chức sự kiện có thợ chuyên về điện chưa hay có cần thuê thêm thợ điện không? Mức điện áp có tương thích không?

Bởi vậy, phía tổ chức sự kiện cần lên chương trình cụ thể và kỹ lưỡng ở từng vị trí sẽ cần có những hoạt động gì và gắn kết thành một hệ thống để đáp ứng tốt nhất những yêu cầu của sự kiện cần tổ chức đưa ra.

Đây là một vài lưu ý mà một nhà tổ chức sự kiện chuyên nghiệp cần lưu ý để sự kiện quan trọng như lễ khánh thành được diễn ra suôn sẻ, thành công.

Ngoài ra, bạn phải chú ý về quà tặng lễ khánh thành phù hợp để chương tình diễn tra hoàn hảo hơn nữa.

Bài viết được đăng trong chuyên mục chia sẻ kinh nghiệm và tag thang2. Link vài viết permalink.